구글 앱스 전자 결재시스템으로 활용법

구글 앱스 전자 결재시스템으로 활용법

안녕하세요. 몇일간 직접 도메인을 연결하여 구글 앱스(Google Apps)의 표준형을 사용해보았습니다. 구글 앱스의 첫모습은 단순하게 느껴지지만 들여다보면 제법 활용 가능성이 넓다는 것 입니다. 일반 구글 계정과 차이점 그리고 구글의 문서도구(Docs)을 활용법을 소개합니다.

구글 앱스는 표준형과 고급형으로 두가지가 있습니다. 표준형은 무료이므로 CNAME 변경가능한 1차 또는 2차 도메인을 소유하고 있다면 가입해서 구글앱스와 연결 가능합니다.

도메인을 구입하고 구급 앱스 계정을 생성하는 방법은 검색하시면 쉽게 나옵니다.

구글 일반 계정과 앱스는 기능의 차이는 없지만, 단체 또는 기업 등에서 그룹화 서비스를 사용해야할 경우 구글 앱스는 효과적인 클라우딩 환경을 제공합니다. 위 화면은 구글 앱스 관리자 모드로 접속한 모습입니다. 제어판 페이지에서 여러가지 서비스 설정을 하게됩니다.

구글 앱스는 사용자 전용 Logo를 사용 할 수 있습니다.

핵심 서비스인 문서도구(Docs), 사이트도구(Sites), 토크(GoogleTalk)는 일반 구글서비스와 기능상의 차이가 없지만,
공유설정에서 차이가 있습니다.

<요약한 구글 앱스의 특징>


- 사용자 Logo 적용가능

- 사용자 그룹생성 (그룹을 생성하여 단체 공유지원,그룹안의 그룹도 가능)

- 대량 계정 생성도구 (csv 파일을 업로드하여, 대량 계정 관리가능)

- 문서 도구(Docs), 사이트 도구(Sites)에서 외부도메인의 공유 차단 가능

- 도메인 내부의 이용자들의 주소가 주소록에서 검색됨.(고급형은 공유주소록 추가)

- 사이트도구 당 (Sites)의 용량 제한이 풀림(일반계정은 100MB) 하지만 총 가능용량은 제한되어 있음.(10GB)

- 구글 문서 도구내 스프레드시트에서 양식(Form) 입력시 도메인 내부 이용자ID 기록가능

구글 토크(Google Talk)는 별도의 도메인으로 ID가 생성되므로 해당 주소(xxx@xxx,com)로 접속하시면 됩니다. 접속하면 구글앱스 페이지도 로그인 절차없이 접속됩니다. 이메일이 도착하면 알람으로 알려줍니다.

 구글 토크는 지메일에도 포함되어있기 때문에, 별도의 프로그램 설치없이 지메일에 접속해서 채팅도 가능합니다. 네이트온과 다른점은 광고가 없어서 마음에 듭니다.

관리자는 사용자 계정을 csv파일을 업로드 하여 대량관리가 가능합니다.

아래는 해당 도메인의 일반계정 대시보드 화면입니다. 구글앱스의 서비스 목록이 나타나고, 왼쪽편과 상단에 자신의 이름과 ID 도메인이 표시됩니다.

구글 앱스 관리자는 구글 문서도구내의 문서를 외부로 공유하지 못하게 하거나, 사이트도구를 통해 만든 사이트가 외부에 공유 또는 노출 되지 않도록  설정 가능합니다.

일반 구글 계정이용자도 공동작업자를 추가 하거나 권한을 설정 할 수 있지만, 일반계정사용자들이 어떤 단체나 그룹으로써 협업을 할 경우 그룹의 이용자중 한명이 외부로 문서를 노출시키는 문제점이 생길수 있습니다.

물론 업무문서가 외부로 노출되는 경로는 얼마든지 있습니다. 이것은 클라우딩 서비스의 보안 문제가 아닌 일반적인 보안 문제입니다.

구글의 앱스에서는 도메인내부의 이용자들끼리의 협업에 좀더 신경쓰고 있다고  생각합니다.

문서도구(Docs) 공유메뉴에 들어가보면, 도메인 내부이용자들끼리만 공유 할 수있는 옵션이 마련되어 있습니다.

같은 도메인내 사용자끼리 공유하게되면 공유링크가 생성됩니다. 해당링크는 이메일로 초대하거나, 메신저를 통해 전달 해주면 되겠죠?

일반 구글 계정은 문서도구에서 문서를 블로그에 게시 할 수 있지만, 구글 앱스는 문서공유 설정을 외부와 차단하면 블로그에 게시 옵션이 없어 집니다.

주소록에 대해서 알아볼까요?

주소록 또한 구글 앱스 계정이용자는 주소록에서 검색시 자동완성이 됩니다. 

그리고 구글앱스 관리자는 사용자 그룹을 설정할 수있습니다. 그룹내부 소속과 권한등도 별도 설정 가능합니다.

예를 들면 A와 B라는 사람을 총무팀 그룹에 지정하면, 총무팀 그룹이메일로 발송되는 이메일은 A,B가 받게됩니다. 그룹안에 그룹도 가능하고, 그룹에 소속된 사람은 또다른 그룹의 소속도 가능합니다.그룹의 생성과 소속에 제약이 없습니다.그룹이메일 주소를 사용자들에게 공지하고, 자유롭게 사용하도록 하면됩니다.

잠시 구글의 주소록에 대해서 말씀드리면 주소록 안에 세밀한 정보테이블이 있어서 응용하면 고객 관리 시스템으로 사용이 가능합니다. 고급형의 경우 공유 주소록기능도 제공하므로, 전체이용자가 주소록도 공유 할 수있습니다. 표준형은 공유주소록 기능은 없고, 내부이용자들 이메일주소만 공유됩니다.

표준형에서도 주소록파일을 csv로 내보내기가 가능하기때문에 별도이용자와 공유하면 고객관리 시스템으로 응용가능합니다.

해당 고객정보에 예를들면 홈페이지 정보에 문서도구 링크를 추가해놓으면 주소록에서 고객정보를 찾아 다른 이용자들과 함께 관리 할 수있겠죠? 단순한 주소록이지만, 응용하기에 따라 다양한 도구가 됩니다.

마지막으로 구글 문서도구의 공동작업을 이용하면 문서의 소유권을 넘겨주고, 댓글을 입력하고 공유자는 문서 업데이트 내역을 확인할 수 있습니다.

온라인 프레젠테이션도 가능합니다. 프레젠테이션 공유링크로 접속하면 바로 발표자와 여러 공유자가 실시간으로 채팅하면서 발표자료를 보는 식이죠. 단순하게 보기만 하는 것이 아닌 발표자의 화면을 그대로 따라가기가 됩니다. 구글의 모든 서비스를 원할하게 사용하려면 웹브라우저는 반드시 크롬계열로 사용하시기 바랍니다. IE8만 해도 엄청 느립니다. 참고하세요.

문서공유의 범위와 공유 대상자는 그룹 또는 개별적으로 지정가능합니다. 문서공유를 그룹으로(전체 또는 소수의 그룹) 공유를 설정하면 해당그룹에게 공지를 해야합니다.

공지를 하지않고 권한을 줄 수도 있지만, 그룹소속자들은 공유문서 접근권한은 있지만 접근 할 링크주소를 알 수 없으므로, E메일이나 메신저를 통해  해당 링크를 알려줘야 합니다. 그러므로 그룹으로 문서공유를 하려면 공유설정할 때 초대장을 날리면 됩니다.

 개별사용자를 직접 공유자를 추가하면 해당 사용자의 문서목록에 바로 나타나므로 초대장을 날리지 않아도 공유문서가 해당사용자에게 보이도록 할 수있습니다.

마지막으로 구글 문서도구를 활용하면 소규모 전자결재시스템으로 활용 할 수 있습니다.

간단한 상황을 설정해볼까요?

A사원이 B팀장에게 업무결재가 필요한 서류를 작성해서 결재요청을 한다고 가정해볼까요. B팀장은 A사원이 공유한 문서를 보고 문서상에 자신의 의견을 적거나 남길수 있습니다.

업데이트 내역을보면 그문서의 열람이 가능한 사람은 문서에 B팀장이 어떤 변화를 남겼는지 확인됩니다. B팀장이 해당문서확인하고 결재를 했다고 가정해볼까요.하지만 문제가 있습니다.

B팀장이 확인한 문서에 결재를 하고 난뒤에 만약 문서 소유자인 A사원이 결재된 문서의 내용을 변경가능하면 추후에 문서내용과 관련된 분쟁소지가 있습니다.

제가 생각한 방법은 이렇습니다.

  A사원이 B팀장에게 공식화된 문서결재를 요청하기 위해서는 A사원이 작성완료된 문서를 B팀장에게 반드시 소유권을 넘겨주고, A사원 본인은 열람만 가능한 권한으로 두도록 하는 것이죠.

그럼 문서의 엑세스가 차단된 상태에서 안전하게  B팀장이 결재를 하게되고, 그 문서는 A사원의 문서함에도 있지만 열람만 가능 할 뿐 편집은 불가능한 상태가 됩니다.

그리고 결재권자인 B팀장이 또다른 최종결재권자인 C에게 다시 결재를 위해 문서 소유권을 이전 할 수도 있겠죠. 그럼 C 또한 마찬가지로 문서에 댓글을 남기거나 공식적인 공람이 필요한 다른 D사원에게 공개해줄 수도 있습니다.(초대장을 이메일로 전달)

그렇게되면 해당 문서는 A,B,C,D가 모두 열람 가능하고, 결재권자인 C가 문서를 소유하고 편집 할 수있습니다.

결재가 끝난 문서가 쌓이면, 제3의 문서보관용 구글앱스 계정을 만들어서 소유권을 넘기면 문서목록이 지저분해지는 문제점도 될거라 생각합니다. 만약 특정 문서를 찾아야한다면, 문서내부에 태그처럼 단어를 입력해두면 문서도구 검색창에서 내용으로 해당문서가 검색됩니다. (예를 들면 문서번호)

참고로 저는 수십만개의 셀이 있는 스프레드시트 파일를 업로드 해서 테스트 해보니 바로 검색이되었습니다. 하지만 생성된 문서를 수정할 경우 검색창에서 검색에 반영되는 시간이 짧으면 5분에서 15분까지 소요되기도 합니다.

마지막으로 스프레드시트에 있는 양식기능은 구글 앱스에서는 해당 계정 이용자에게만 공개하거나, 입력자 이름이 기록되게 할 수 있습니다. 사용자의 아이디가 시간과 함께 기록되므로, 응용하면 출퇴근 기록시트로 활용가능 합니다.

구글 앱스의 사이트 도구는 웹사이트를 쉽고 빠르게 생성합니다. 구글 앱스 계정 내부에서 일종의 포털사이트처럼 다양한 사이트를 만들어 생성하고 분류가 가능합니다. 그리고 사이트 도구는 구글의 기능을 포함 시켜 더욱 전문화된 사이트제작이 가능합니다.

피카사 웹엘범과 연동해놓으면, 사진전용 웹사이트로 만들수 있고, 캘린더를 사용하면 일정공유 사이트가 됩니다. 문서도구의 자료가 입력되는 스프레드시트에 그래프를 사이트도구에 포함시키면, 실시간으로 그래프를 통해 현황을 파악 할 수도 있겠죠?

위에서 소개한 모든 구글 앱스의 서비스는 일반구글 계정에서 사용하고 있는 서비스를 그룹화 한 것에 불과하지만 응용하기에 따라 멋진 도구가 됩니다.

물론 단점도 있는데, 클라우딩 서비스의 한계가 있다는 것입니다. 만약 메인서버가 다운되면, 상업적 피해보상 및 절차는 매우 복잡해집니다. 구글앱스는 단독서버를 사용하는 것이 아닌지라, 구글의 손에 기업의 운명이 좌지우지 될지도 모릅니다.(최악의 시나리오)

그럼에도 여전히 구글의 서비스는 꽤 매력적입니다. 소규모 그룹이나 중소 기업, 비영 기관 등에는 무료로 사용 할 수있는 구글 앱스 표준형은 현실적인 대안이 될 수있습니다.(서버 임대나 운용 비용, ERP솔루션비용 등)

긴글 읽어주셔서 감사합니다.